Planeamento de eventos em 10 passos incl modelo para a gestão do seu evento

Entender o perfil do seu público-alvo facilita suas próximas estratégias. O planejamento de eventos é um processo de definição das estratégias relacionadas à produção de um evento. Isso envolve a organização e a coordenação prévia de todas as atividades necessárias para o sucesso dele. Esses três pilares (objetivos, metas e métricas) servem para manter sua equipe focada nos resultados que o evento deve trazer. Eventos geram relacionamentos, fortalecem conexões e estimulam o engajamento de públicos importantes para sua organização. A gestão e planejamento de eventos nas empresas tem como objetivo organizar estrategicamente os eventos de uma organização, sejam eles direcionados para o público interno ou externo.

Nossa ferramenta não ajuda somente o time que está organizando o evento, mas também ajuda a oferecer uma ótima experiência para os participantes do evento. Dessa forma você consegue ter uma visão geral das estratégias que devem ser traçadas para que o evento realmente seja um sucesso. Com planejamento, conseguimos ter uma visão mais completa de tudo o que será feito no evento.

Cada um desses elementos deve ser cuidadosamente planejado e coordenado para garantir que o evento ocorra sem problemas. A comunicação eficaz entre todos os envolvidos também é essencial para o sucesso do evento. Se está a planear um evento, os convites desempenham um papel decisivo no seu sucesso. Ao utilizar convites personalizados, pode aumentar efetivamente o número de participantes. Além disso, o envio de notificações de “guardar a data” na gestão de eventos pode ajudar a gerar interesse antecipadamente e garantir que os seus convidados mantêm a data livre. Marketing e promoção são duas das etapas mais importantes no planejamento de eventos.

Elabore as estratégias de venda e marketing

Saber exatamente o que se pretende alcançar com o evento ajuda a orientar todas as outras decisões que serão tomadas ao longo do processo de planejamento. Isso inclui a escolha do local, a definição do orçamento, a seleção dos fornecedores e a elaboração do cronograma. Uma dos melhores passos para te ajudar no planejamento de eventos é utilizar ferramentas para organização. Essas informações fazem parte crucial do planejamento de eventos.

O sistema oferecido aqui na 4.events é um ótimo exemplo de ferramenta que pode apoiar no seu planejamento. Saber quem é o público que deve ser alcançado também é crucial para o planejamento do evento. Afinal, é com base nisso que o time decidirá qual o local mais adequado, qual o tipo de evento mais atrai esse determinado público e até mesmo como o conteúdo do evento deve ser exposto.

Qual é a primeira etapa do planejamento estratégico?

A escolha do local é outro ponto fundamental no planejamento de um evento. O local deve ser adequado ao tipo de evento e ao número de participantes esperados. Além disso, é importante considerar a acessibilidade, a infraestrutura disponível e a localização geográfica. Um local bem escolhido pode contribuir significativamente para o sucesso do evento, proporcionando conforto e conveniência para os participantes.

Qual a fase mais importante de um evento?

Sem um bom planejamento, você pode colocar toda a sua organização em risco. Plataformas de venda de ingressos e check-in, como Sympla e Eventbrite, simplificam todo o processo de inscrições e controle de acesso. Elas oferecem relatórios detalhados e facilitam o check-in, tornando a experiência melhor para stand para feira todos.

Na verdade, existem ainda ações pós-evento que precisam ser postas em prática. Lembre-se de que a infraestrutura tecnológica é determinante para a condução de um evento online. Falhas podem dispersar a audiência fazendo com que os espectadores percam o interesse. Verifique se a conexão está funcionando, se todos receberam o roteiro, confirme as atrações e verifique os contatos com todos os participantes.

Os três pilares Missão, visão e valores são os pilares essenciais na construção da cultura de sua empresa e fortalecimento do capital humano. Os três conceitos são interligados e muitas vezes podem ser confundidos. Por isso, tenha muito claro quais são todas as etapas do cronograma e qual o prazo final para o cumprimento de cada uma delas. Quando um imprevisto acontecer, mantenha a calma e aja rapidamente. Avalie a situação, converse com sua equipe e tome decisões rápidas para resolver o problema.

Se a experiência do público não for positiva, com certeza, os resultados do evento serão afetados. Para evitar problemas desse tipo, pense em toda a experiência que será oferecida e como torná-la ainda melhor. Isso com certeza, garantirá a satisfação dos presentes e a boa repercussão do evento. Durante todo o planejamento é importante que o time se organize para oferecer a melhor experiência para quem estiver presente, participando do evento.

Rastreie regularmente as despesas e garanta que você fique dentro do orçamento. Aloque fundos estrategicamente para alcançar os resultados desejados, priorizando opções econômicas. Também é interessante enviar um press release à imprensa e divulgar o evento nos principais meios de comunicação da sua cidade. Além disso, se o evento for científico, é importante que ele conte com uma ferramenta para a submissão de trabalhos. Aqui, vale a pena considerar a negociação com patrocinadores, parceiros e palestrantes. Controle as contas a pagar e a receber; assim, você tem a certeza de que o seu evento não sairá no vermelho.

Além disso, caso seu evento seja acadêmico, atente-se também à submissão de trabalhos. Sei que são muitos números, por esse motivo, a Even3 criou uma planilha de finanças voltada justamente para quem organiza eventos. Portanto, para dividir o trabalho, você pode montar equipes voltadas para cada área do seu evento e chamar coordenadores comprometidos e preparados. Primeiramente, é necessário escolher quem vai estar à frente da organização.

Com isso, também será natural o desenvolvimento do cronograma de logística, o que inclui o transporte da equipe e até dos próprios participantes, as acomodações e os serviços de catering. Invista em diversos materiais de divulgação e ações de marketing para atingir o público do seu evento. O indicado é mesclar estratégias nos universos on e offline para que as campanhas tenham maior alcance. Ou seja, proporcionar fácil acesso para pessoas com deficiência, que encontram, na maioria dos locais, dificuldade de deslocamento. Com isso, além de atrair ainda mais o público para seu projeto, também vai dar oportunidade para que eles também possam ter uma experiência incrível.